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秘书的修养

修养的含义

所谓修养是指个人在政治、思想、道德品质和知识技能等方面，经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。也特指逐渐养成的在待人处世方面的正确态度。简而言之，修养就是个人在道德、知识、能力、性格、心理等方面，经过学习和锻炼后所达到的水准。

一、秘书的知识结构和秘书的能力结构

秘书的知识和能力的关系。

(一)秘书的知识结构

1.秘书的知识结构的范围

(1)秘书的基础知识

一方面是基本理论知识，如哲学、逻辑学等，另一方面是社会科学和自然科学的基础知识，如语文、政治、历史、地理、外语、物理、化学、数学、生物等知识。

(2)秘书的专业知识

包括秘书业务知识和行业知识两部分。

(3)秘书的相关知识

秘书的相关知识是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。包括社会背景知识和管理学科新兴学科知识。

2.秘书知识结构的特点

(1)广博性

(2)专业性

(3)动态性

(二)秘书的能力结构

1.秘书的一般能力要求

(1)观察能力

首先，秘书人员要了解观察的对象。

其次，要有广博的知识积累。

(2)记忆能力

秘书记忆能力的特点就是要精确与持久。

有着良好记忆能力的秘书是很受领导欢迎的。

如有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那她到底是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她毫不起眼，她既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略微有些憔悴，她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而她举止文雅，待人有度，尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅佐的上司的客户和朋友的情况她都了如指掌，在公众场合和日常的工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复。…… 由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此受欢迎。

(3)分析判断能力

(4)应变能力

首先，沉着冷静，随机应变。其次，要具备广博的知识。

2.秘书的专业能力要求

专业能力要求是指秘书人员在具体的秘书工作中所要求表现出来的能力，也就是秘书的专业技能。

(1)速记能力

(2)打字能力

(3)表达能力

(4)校对、编辑能力

(5)文字书写能力

(6)听辨能力

(7)操作设备能力

(8)事务管理能力

(9)社交与公关能力

(10)调研与处理信息能力

二、秘书的职业守则

职业守则，是指同人们的职业活动紧密联系，而具有自身职业特征的行为规范。

(一)守职

守职，就是要秘书忠于自己的职守，在自己的职责范围内尽力而为，对自己的辅助对象负责。

守职要走出三个误区：

1.守职就是秘书圆满完成领导吩咐的事或明文规定的事。

2.守职就是要求秘书“角色弱化”。

3.守职就是秘书要一概“唯上是从”。

(1)作为秘书，不要轻易怀疑领导指令的正确性。

(2)对于领导明显的失误和疏漏，秘书应以适当的方式给予提醒。

(3)秘书无权更改上级的指令。

(二)守实

1.秘书对领导和单位要忠诚。

2.秘书要在工作中坚持“不唯上，只唯实”。

3.做事要踏实，办事要认真。

(三)守信

守信就是要讲信用，就是通过遵守诺言，实践成约来赢得他人的信赖和尊重。

1.商定的事情不宜多变，切忌给人反复无常的感觉。

2.工作中不要轻易许诺。

3.要守信就要做到守约。

4.守信还要做到守时。

(四)守礼

礼，是人们在社会活动中约定俗成的一种共同崇高的规范形式。主要分两部分：一是规范自身形式的礼，称为礼仪。二是规范对他人态度和行为的礼，称为礼貌。

1.秘书要注意修饰自己的仪表。

2.秘书要学会待人接物的应酬礼仪。

3.秘书要学习并掌握各种常见的仪式。

4.秘书要能制作规范的礼仪类文书。

5.秘书要懂得迎来送往。

6.秘书还要懂得对外交往的风俗礼仪。

(五)守密

思想上重视，行动上要严格执行保密纪律和制度，谨防“密”从口出、“密”从文出、“密”从本出。

三、秘书的性格及心理调适

(一)性格及其类型

1.性格的概念

性格是指一个人在个体生活过程中所形成的对现实稳固的态虞以及与之相适应的习惯了的行为方式，是一个人表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。

2.性格的特征

(1)对现实态度方面的性格特征

(2)性格的意志特征

(3)性格的情绪特征

(4)性格的理智特征

(二)秘书人员的性格要求及其对工作的影响

1.自信

2.诚实

3.谦虚

首先，秘书人员只有谦虚，才能做到尊重他人。

其次，秘书人员只有谦虚，才能不居功自傲。

4.宽容

宽容是一种重要的性格品质，是化解矛盾的有效方法。

5.幽默

幽默是一个人智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，是一种积极乐观的人生态度，它反映了一个人在待人接物中内在的精神的自由。

(三)秘书性格品质的培养

1.必须培养积极的人生态度。

2.要善于解剖自己，正视自己的性格缺陷。

3.要给自己树立一种榜样，自觉地加以模仿。

(四)秘书人员的心理调适

1.博览群书，开阔胸襟。

2.培养广泛兴趣，丰富业余生活。

3.善于反省，自我调适。

4.倾诉、宣泄、调节情绪。

四、秘书的任职资格

(一)秘书职业技能鉴定的发展概况

(二)秘书职业技能的鉴定

1.鉴定的原则和目的

2.鉴定的对象和申报条件

申报条件：(具备其中之一者即可)

初级：

(1)从事秘书职业一年以上；

(2)经两年以上秘书业务培训；

中级：

(1)具有本职业初级资格一年以上;

(2)从事秘书职业三年以上；

(3)秘书专业大专毕业并从事秘书工作一年以上；

高级：

(1)具有本职业中级资格并从事秘书职业五年以上；

(2)秘书专业大学毕业并从事秘书工作两年以上。

3.鉴定内容和要求

4.鉴定内容分知识、技能两部分

知识部分包括：职业道德、汉语、办公自动化、速记、法律与法规、经济管理、接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、办公室日常事务、信息工作、协调工作等基本知识

技能部分包括：书法、写作、翻译、打字、速记、电脑操作及其他办公设备的使用。