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管 理 文 件 控 制

　　1 目的
　　制订适宜的管理文件并确保其准确理解和实施，实现管理活动规范、受控和持续改进。
　　2 范围
　　本标准对管理文件的编制、审批发布、宣贯实施以及维护与保管等控制环节做出规定，适用于公司所有管理文件的控制。
　　3 定义
　　3.1管理文件
　　指XX集团各要素管理标准及其支持性文件等。
　　3.2文件归口管理部门
　　指负责所归口职能管理文件编制、维护、培训、解释和监督实施的部门。
　　4 职责
　　4．1总裁办归口职能管理文件的制订与综合评审。
　　4．2 各职能部门分别负责本职能管理文件的起草、培训、维护、解释和监督实施。
　　4．3 集团总裁负责批准《XXXX集团管理手册》，其他集团公司领导和部门领导负责归口管理职能的管理文件审批。
　　5 要求
　　5．1编制
　　5．1．1一般由相关的管理人员负责起草。
　　5．1．2编制的各项管理标准必须体现管理的需要和具有相对的稳定性，对不满足此条件的各部门可制订临时性的支持性文件。
　　5．1．3 文件在编制时应尽量与文件实施相关的职能部门达成共识，并在报批前经各相关实施部门会签同意。
　　5．1．4 文件编制时必须对其与其它文件的相容性进行审查，以保证公司的管理系统是一个统一有机的整体。
　　5．2批准与发布
　　5．2．1 文件在发布前必须由相应的授权人审批其适应性。
　　5．2．2 集团总裁负责批准《XXXX集团管理手册》，各职能要素管理标准及涉及多个部门实施的支持性文件需经执行总裁以上领导批准，其它本部门内实施的支持性文件须经本部门负责人批准。
　　5．2．3 公司管理文件经审批后均由总裁办统一发布。文件发布以电子文档和纸面两种方式同时进行，并以电子版发布为主。
　　纸面文件发布时，应保证与实施有关的部门/场所均能得到文件的有效版本，并及时撤走失效和/或作废的文件，对因作资料保存的任何作废的文件，应进行适当的标识。
　　5．2．4 《XXXX集团管理手册》（包括其中各要素管理标准）及其支持性文件发放时均为受控版本，且原则上不对外提供。
　　5．3培训与实施
　　5．3．1文件发布后各部门必须采取有效的方式保证实施人员对文件的准确理解，任何人对不理解的内容都应向文件归口管理部门求解。必要时文件归口管理部门必须组织专门的培训，以便文件的有效实施。
　　5．3．2文件一经发布，实施人员必须严格按要求实施。
　　5．4维护
　　5．4．1 各职能部门/人员对文件的不适宜内容应及时反馈文件归口管理部门，由文件归口管理部门根据收集整理的信息组织文件更改，并办理与编制相应的审批手续。
　　5．4．2电子文件的修改采用直接修改的方式进行。纸面文件的更改可采用直接修改、换页、换版等方式。
　　文件更改时应同时下发更改通知，说明更改的情况。
　　5．4．3各类管理文件在发布四个月以后及每年度须进行系统修订或换版。
　　5．5保管
　　5．5．1 各部门应指定专人负责纸面文件的接收、发放和保管，并有专门的场所和设施供保存文件资料，必须确保有关场所使用有效版本的文件。
　　5．5．2 严禁任何人未经许可直接从网上打印文件；所有纸面文件一律不准私自复印、拷贝。
　　当各部门/人员需打印或复制管理文件时，需总裁办批准。
　　5．5．3 各部门对所存作废文件应定期清理并报部门领导同意后销毁。
　　5.6管理文件控制流程
　　管理文件控制流程按图1。
　　6 相关文件
　　XX-XXX/XXXX-2004 《管理文件编写规定》
　　7 工作记录
　　7．1以下纸面记录由总裁办保存2年：
　　文件评审记录、文件评审报告、文件审批表、文件资料发放签署要求表、文件资料发放登记表、文件更改通知单、文件报批稿。
　　7．2纸面文件正式发布稿由总裁办保存一份，保存期3年。
　　8 附加说明
　　8.1本文件由总裁办起草，并负责解释和归口管理。
　　8.2自本文件发布之日起，原发布文件与此冲突者以本文件为准。

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